Googleドキュメントとは

Googleドキュメントの特徴や、Googleドキュメントを使用できるブラウザについてお話しします。

クラウドの文書作成ソフト「Googleドキュメント」

Googleドキュメントでファイルを作成する前に、まずGoogleドキュメントとはどのようなものなのかを理解しておきましょう。

同じような文書作成ソフトにMicrosoft Wordがあります。WordはMicrosoftが提供している文書作成ソフトでパソコンの中で動作するソフトウェアとして開発されています。そのためパソコン本体にソフトをインストールして、そのパソコンで使うことが主な使用環境として想定されています。

Microsoft Wordとの違いを理解しよう

製品名	Googleドキュメント	Microsoft Word
提供会社	Google	Microsoft
ファイル保存	クラウド上	パソコン内
インストール	不要	必要

一方、GoogleドキュメントはGoogleが提供しています。Googleは、インターネットの情報検索から始まった企業で、Googleは「世界中の情報を整理し、世界中の人々がアクセスできて使えるようにすること」をミッションとしている会社です。

Googleドキュメントは、そのようなビジョンの会社が開発しているソフトで、クラウド上にあります。そのためパソコン本体にインストールする必要はありません。このようなGoogleのサービスを導入している企業や教育機関等の数は年々増加しており、2025年現在では全世界で30億人以上のユーザーに使用されています。

Googleドキュメントを使用すると、リアルタイムで共同編集ができ、インターネットに接続できるブラウザさえあれば、いつでもどの端末からでも編集できます。

Googleドキュメント使用のメリット

Googleドキュメントで作成したファイルは、WordやPDFの形式でダウンロードしたり、逆にWordで作成したファイルをGoogleドライブにアップロードしてGoogleドキュメントに変換してインターネット上で編集する、といったことが可能です。

GoogleドキュメントなどのGoogleが提供しているサービスで作成したファイルは、データをクラウド上に保存しているので、アクセス権限を付与してファイルを共有すれば、共同編集をリアルタイムに行うことで、作業効率を高めながらデータを作成することができます。

スマートフォンのアプリ「Googleドキュメント」を、お持ちのスマートフォンにインストールすると、スマートフォンからでも、パソコンで作成したり、共有されたGoogleドキュメントのファイルを編集・閲覧可能です。スマートフォンからの編集では、フリック入力や、スマートフォンのマイク機能を使用して音声入力ができ、キーボード入力に不慣れでも効率的に文字の入力ができます。また、スマートフォン内に保存されている画像を、文書内にアップロードも可能です。

まとめ

インターネット接続できて、Googleアカウントにログインさえできれば、Googleドライブに保存したGoogleドキュメントのファイルにいつでもアクセスできます。そのため、長文の文書や、デザインを整えた文書を作成している途中のデータをUSBメモリに保存し忘れてしまったり、USBメモリを持ってくるのを忘れてしまったために、作業ができなくなるといったリスクを回避することが可能です。

ぜひこの機会に、Googleドキュメントの使い方をマスターし、法人内の業務の効率化、生産性の向上に繋げられるように、取り組んでみましょう。